Administratie op één scherm.
Documenten komen samen, worden gecontroleerd en gaan door naar de boekhouder. Eén mail per ochtend toont wat aandacht vraagt.
Een installatiebedrijf verdient zijn geld op de werf. De administratie wacht intussen op verschillende plekken: bij de overheid, bij de bank, in het facturatiesysteem, in het beheerpakket, in de mailbox en op de portalen van de leveranciers. Eén keer per maand vraagt de boekhouder om stukken die er wel zijn, maar die iemand overal moet gaan ophalen. Zo liep het ook bij dit bedrijf. Vandaag komt alles samen op één scherm, leest AI elk document, gaat het gekeurd naar de boekhouder, en meldt één mail elke ochtend hoe de zaak staat.
Eén overzicht van de hele administratie voor een installatiebedrijf
- Sector: installatiebedrijf
- Schaal: documenten uit verschillende bronnen; honderden bankbestanden en duizenden transacties gecontroleerd
- Periode: 2026, in gebruik
- Oplossing: één platform (software op maat) met AI die elk document leest (AI-implementatie)
- Effect: de boekhouder krijgt de stukken gekeurd en op tijd; elke ochtend één mail met wat aandacht vraagt
- Gekoppeld aan het systeem van de boekhouder, in twee richtingen
Waar het vastliep
Hoe houdt u uw administratie bij als iedereen op de werf staat en de documenten op verschillende plekken wachten? Een factuur van een leverancier stond in zijn portaal, een brief van de overheid in de eBox, een werkbon in het beheerpakket, een betaling bij de bank. Wie de boekhouder wilde helpen, moest overal inloggen en alles bij elkaar brengen. Wat niemand vond, bleef liggen tot de boekhouder er opnieuw om vroeg.
Wat we maakten
Een platform dat elk document ophaalt waar het staat en op één scherm klaarzet. Daar komt de AI-implementatie in: AI leest elk document en stelt voor wat het is en bij wie het hoort. De zaakvoerder keurt dat voorstel, en pas dan gaat het document naar het systeem van de boekhouder. Elke maand legt het platform het bankafschrift naast de facturen, en elke ochtend stuurt het één mail met wat nieuw is, wat actie vraagt en wat vervalt.
De boekhouder krijgt de stukken zonder erom te vragen.
Het platform kijkt op alle plekken of er iets nieuws is. De AI leest het document en stelt de leverancier of klant voor; de zaakvoerder keurt. Eén klik, en het staat bij de boekhouder. Door de koppeling in twee richtingen ziet de zaakvoerder ook meteen welke stukken de boekhouder nog mist en welke vragen hij heeft. Het maandelijkse zoeken is daarmee voorbij.
Het bankafschrift en de facturen kloppen, elke maand.
Elke maand legt het platform het bankafschrift naast de facturen. Wat betaald is, is afgevinkt. Wat openstaat, komt in de mail. Zo wordt de maandafsluiting een controle in plaats van een zoektocht.
Eén mail vervangt het zoeken.
Elke ochtend staat er één mail klaar: wat nieuw is, wat actie vraagt en wat vervalt. Elk kwartaal komt daar een schatting van de btw bij, en een vooruitblik op de kas voor de komende weken. De zaakvoerder leest één mail en weet hoe de zaak staat.
Wat er nu anders loopt
Niemand logt nog overal in om stukken te verzamelen. De boekhouder krijgt de documenten gekeurd en op tijd, en zijn vragen staan op hetzelfde scherm als de documenten. De zaakvoerder ziet elke ochtend in één mail hoe de zaak staat, en elk kwartaal wat de btw gaat kosten.
Wacht uw administratie ook op te veel plekken?
Gratis, bij u of online.